|
| Narzędzia Project Menagera usprawniające pracę na podstawie zarządzania projektami w pracowniach projektowych |  | | | |
Sprawne zarządzanie projektami wymaga od Project Menagera dużego doświadczenia. W przypadku równoczesnego zarządzania wieloma projektami samo doświadczenie nie wystarcza. – niezbędne jest efektywne narzędzie wspomagające kierowanie projektami. System Enterprise Project Management (EPM) firmy Microsoft ułatwia i przyspiesza pracę Project Menagera. Rozwiązanie EPM jest kompleksowym środowiskiem współpracy przy projektach i zarządzaniu portfelami projektów. Rozwiązanie to umożliwia uzyskiwanie pełnego wglądu w dane, wspomaga dokładne analizowanie danych i sprawowanie kontroli przez rozszerzenie procesów podejmowania decyzji. Pozwala na lepsze dostosowanie do strategii biznesowej, zmaksymalizowanie wykorzystania zasobów, a także zwiększenie efektywności operacyjnej. Prowadzenie projektów w pracowni projektowej to zadanie złożone, wymagające współpracy między wszystkimi osobami zaangażowanymi w ich realizację. Microsoft Project jest narzędziem przydatnym na każdym etapie realizacji projektu. Rozwiązanie to zapewnia swobodny przepływ informacji o stanie projektu między zarządem, kierownikami projektów a członkami zespołów projektowych. Jest to realizowane po przez wspólne obszary robocze, współdzielone raporty oraz integracja z innymi znanymi aplikacjami (np. Outlook, Excel). Zwiększona dostępność informacji oznacza możliwość łatwego wyszukiwania, analizowania i raportowania wszelkiej wiedzy dotyczącej projektów. Narzędzia zapewniają wsparcie dla krótkich projektów, a także kompleksowych programów. Na każdym etapie toczącego się projektu zarządzający nim ma informacje o wykorzystanym czasie pracy poszczególnych zasobów biorących udział w realizacji projektu. Dane te mogą być przydatne nie tylko dla osób zarządzającymi realizacją projektu ale również dla innych działów firmy (np. kontroling). Z naszych obserwacji wynika, że jednym z czynników krytycznych w realizacji projektów jest zapewnienie automatyzacji obiegu informacji o toczących się projektach. Możliwość szybkiej reakcji w przypadku zbliżenia się do granic przekroczenia zakładanych czasów realizacji lub budżetu projektów może przynieść wymierne korzyści. Przydzielenie poszczególnym zadaniom w ramach projektu odpowiednich priorytetów umożliwia pilnowanie ścieżki krytycznej i zapewnienie zasobów dla najpilniejszych prac od których zależą losy całego projektu. Ważnym elementem wsparcia dla zarządzających projektem jest mechanizm monitów przypominającym członkom zespołów projektowych o konieczności zakończenia prac w wyznaczonym terminie. Microsoft EPM umożliwia prowadzenie projektów zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami takimi jak Six Sigma, PMI, Scrum i PRINCE2.
MAT od 15 lat zajmuje się kompleksową obsługą pracowni projektowych. Pod kompleksową obsługą rozumiemy dostawę poszczególnych elementów systemów cyfrowego projektowania, oraz ich integracje w całość. Te elementy to oprogramowanie CAD, wydajne stacje robocze, urządzenia peryferyjne. Integracja w całość to sieci teleinformatyczne i systemy serwerowe. Chcielibyśmy się podzielić spostrzeżeniami z tego okresu.
Na początku koncentrowaliśmy się na zastąpieniu klasycznych metod projektowania systemami CAD. Kolejnym krokiem było połączenie pojedynczych stacji w sieć i zarządzanie nimi przy użyciu systemów serwerowych.
Dzisiaj stoją przed nami nowe wyzwania takie jak praca zespołowa zarządzanie dokumentacją i oczywiście zarządzanie projektem. Rozwój biur projektów, coraz większa ilość realizowanych projektów, jak również ich wielkość połączona z nowymi wyzwania spowodowały, że w biurach pojawili się nowi ludzi odpowiedzialni za zarządzanie — Project Menagerowie.
Project Menager w biurze projektów pracuje jako łącznik pomiędzy projektantami a inwestorem, zazwyczaj prowadzi wiele projektów jednocześnie. Napięte terminy i mnogość zmian, ustaleń wymusza na nim konieczność stałej kontroli wszystkich prowadzonych tematów. Do efektywnej pracy konieczne jest użycie narzędzi umożliwiających prawidłowe, a przede wszystkim skuteczne działanie. Narzędzia muszą być skalowalne i dopasowane do potrzeb wielkości i możliwości finansowych firmy. W przypadku biura projektów zarzą-dzanie należy rozpocząć od organizacji pracy zespołu projektowego.
Organizacja pracy zespołu projektowego powinno rozpocząć się od zbudowania dobrego fundamentu, a przez taki rozumiemy wdrożenie MS Windows SERWER. Jest to narzędzia umożliwiającego pracę zespołową, ochronę danych, backup i jako platformę do innych systemów serwerowych takich jak Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, CRM i oczywiście MS Project Server.
Chcielibyśmy przybliżyć naszym zdaniem profesjonalne rozwiązanie jakim jest Enterprise Project Management (EPM) firmy Microsoft. Rozwiązanie to charakteryzuje się bardzo atrakcyjnym współczynnikiem ceny do możliwości.
| | 
Rys 1. Przegląd architektury rozwiązania Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM)
http://office.microsoft.com/projectserver
| W skład rozwiązania wchodzą następujące produkty:
• Microsoft:Office Project Server 2007
• Microsoft:Office Project Professional 2007
• Microsoft:Office Project Web Access 2007
• Project Portfoli Server 2007
• Project Portfoli Web Access
Narzędzia “Portfolio” gwarantują zarządzanie grupą projektów. W artykule zajmiemy się omówieniem funkcjonalności pierwszych trzech składników
Program Office Project Server 2007 jest elastyczną platformą rozwiązania EPM obsługującą funkcje zarządzania zasobami, tworzenia harmonogramów, raportowania i współpracy. Program ten umożliwia pracowniom projektowym przechowywanie informacji dotyczących projektów i zasobów spójnie w centralnej lokalizacji. Zapewnia to dostępność do danych dla wszystkich upoważnionych uczestników projektów. W celu zapewnienia efektywnej wymiany informacji pomiędzy członkami zespołu MS Project Server jest zintegrowany z programem Windows SharePoint Services 3.0 w zakresie funkcji zarządzania plikami i współpracy.
Program Microsoft Office Project Professional 2007 umożliwia zarządzanie projektami na poziomie organizacji po połączeniu z programem MS Project Server 2007. Project Professional 2007 zawiera wszystkie funkcje programu Microsoft Office Project Standard poszerzone o możliwość współpracy z Project Server 2007 (Innymi słowy programu Project Standard nie można stosować w rozwiązaniu EPM). Project Professional umożliwia kontrolowanie pracy nad projektem, analizę harmonogramów i finansów projektów w czasie rzeczywistym. Umożliwia również synchronizowanie prac zespołów projektowych, zwiększa produktywność dzięki zaawansowanym opcjom raportowania i wykorzystanie dostępnych kreatorów i szablonów
Microsoft Office Project Web Access 2007 to strony WWW Microsoft Office Project Server 2007, które będą odwiedzali członkowie zespołów projektowych, kierownicy projektów, zarząd. W zależności od zdefiniowanych praw dostępu poszczególni użytkownicy będą mieli dostęp do określonych informacji o projektach. Do korzystania z Microsoft Project Web Access 2007 wystarcza przeglądarka internetowa Internet Explorer.
Właściwe wykorzystanie składników rozwiązanie EPM i kluczem do sukcesu
W związku z tym, że w skład rozwiązania wchodzi kilka produktów pojawia się pytanie: z jakiego narzędzia powinny korzystać poszczególne grupy użytkowników?
Członkowie zespołów projektowych – program Office Project Serwer/ Project Web Access. Znajdą oni tam informację o zadaniach, do których zostali przydzieleni, raporty które powinni uzupełnić w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji (np. postęp prac), będą mogli również zgłosić problemy i czynniki ryzyka związane z realizowanym projektem. Projektanci zaangażowani w realizację poszczególnych projektów będą mogli również w tym miejscu uzupełniać karty pracy czy też zgłaszać czas niedostępności.
| | 
| |
Project Menagerowie – program Office Project Serwer/ Project Web Access, Project Professional. W przypadku wykorzystania Project Web Access Project Menagerowie będą mogli zapisywać i publikować projekty, propozycje, działania na serwerze Microsoft Project Server 2007. Tworząc propozycje i działania będą mogli korzystać z puli zasobów przechowywanej na serwerze, uzyskując równocześnie informacje czy wyszczególnione zasoby są dostępne (nie są przeciążone), będą również mogli wykorzystywać zasoby rodzajowe (np.: elektrycy, konstruktorzy), Project Menagerowi będą mogli w tym miejscu przeglądać informację o aktualizacjach jakie zostały przesłane przez członków zespołów projektowych, zatwierdzać te działania ewentualnie odsyłać je do uzupełnienia. W tym miejscu PM mogą również generować żądanie raportów o stanie, zarządzać problemami i ryzykiem
Członkowie zarządu program Office Project Serwer/ Project Web Access. Osoby te będą mogły przeglądać informacje zbiorcze (w różnych ujęciach) o wszystkich projektach realizowanych przez pracownię projektową oraz analizować informację o wszystkich dostępnych zasobach.
|  |
Administratorzy systemu/ Dział IT program Office Project Serwer/ Project Web Access. W jednym miejscu osoby odpowiedzialne za poprawną pracę systemu będą mogły dokonać kompleksowej konfiguracji (ustalenie odpowiednich praw dostępu, określenie zasad archiwizacja danych itp.)
|  |
Z programu Microsoft Office Project Professional 2007 powinni korzystać tylko Project Menagerowie. Będą wykorzystywali ten program jako główne narzędzie pracy. W tym programie będą mogli tworzyć harmonogramy projektu, a następnie publikować je na Project Server 2007. Wykorzystanie Project Professional 2007 w codziennej pracy umożliwi efektywne zarządzanie harmonogramami projektów, bardzo szybkie uzyskanie produktywności, budowanie profesjonalnych wykresów i diagramów. Praca z Project Professional umożliwia pełną kontrolę nad zasobami i finansami a także śledzenie projektów zgodnie z wymaganiami obowiązującymi w pracowni. Główne zalety rozwiązania EPM firmy Microsoft dla pracowni projektowych
• Łatwa współpraca i koordynacja – praca grupowa.
Praca nad projektem wymaga ścisłej współpracy i wymiany informacji. Zintegrowanie rozwiązania EPM z Microsoft Outlook zapewnia mechanizmy prostej i wygodnej komunikacji członków zespołu projektowego. Integracja ta ułatwia przeglądanie i tworzenie raportów o postępie prac bezpośrednio z kalendarza lub listy zadań programu Outlook. W programie tym można również znaleźć informację o nowych przydziałach projektowych oraz śledzenie zadań. Ponadto integracja Project Server 2007 z SharePoint 3.0 pozwala na centralne przechowywanie, łączenie i współdzielenie związanych z projektem zadań, ryzyka i dokumentów. Dzięki stworzeniu dla każdego projektu oddzielnego obszaru roboczego istnieje możliwość utworzenia biblioteki dokumentów zawierających np. ostateczne wersje dokumentacji projektowej, otrzymanych pozwoleń, protokołów odbioru i połączenia ich w sposób jednoznaczny z poszczególnymi zadaniami, elementami ryzyka
• Efektywne zarządzanie zasobami.
EPM ułatwia ocenę zasobów przedsiębiorstwa koniecznych do realizacji zarówno projektów, jak i do obsługi dynamicznie zmieniających się procesów biznesowych. Możliwe jest sporządzenie planów zasobów, co jest przydatne przy określaniu długofalowej strategii pracowni projektowej. Uwzględnienie w harmonogramach przyszłych projektów pozwala określić niezbędne środki do realizacji zadań. Procedury planowania ułatwiają zapewnienie projektom o najwyższym priorytecie właściwych zasobów z odpowiednimi umiejętnościami.
• Rozszerzenie analizy biznesowej
Program Office Project Server 2007 pozwala monitorować wydajność, wizualizować trendy, zarządzać ryzykiem. Dzięki usłudze tworzenia raportów można udostępniać informacje przy użyciu popularnych narzędzi raportowania biznesowego (SharePoint Server 2007). Wstępnie skonstruowane moduły danych posiadają łącze danych umożliwiające konstruowanie kart wyników. Rozwiązanie Microsoft Project ułatwia raportowanie, dzięki zastosowaniu mechanizmów OLAP. Mechanizmy te pozwalają użytkownikowi z odpowiednio zdefiniowanymi uprawnieniami za pośrednictwem graficznego, intuicyjnego interfejsu uzyskać dostęp do danych i tworzenie dowolnych raportów, zestawień. Powstałe w taki sposób zestawienia mogą być podawane graficznej wizualizacji.
|  |
Podsumowanie
Nowoczesne narzędzia EPM (a takim jest rozwiązanie Microsoft) obejmują cały cykl trwania projektu – od wstępnych propozycji po okres, który następuje po jego ukończeniu. Chcielibyśmy jednak zwrócić uwagę, że posiadanie odpowiednich narzędzi nie gwarantuje sukcesu każdego prowadzonego projektu ale może znacznie ułatwić pracę Project Menagera, zespołu projektowego czy osób zarządzających. Bieżące monitorowanie, wnikliwy nadzór nad zgodnym z harmonogramem realizowaniem poszczególnych zadań, całych etapów projektów, optymalne wykorzystanie zasobów pracowni projektowej, finansów przeznaczonych na realizację zadań może jednak znacznie podnieść prawdopodobieństwo powodzenia całego przedsięwzięcia. |
|
